Wat WebHelpo met je gegevens doet

Wat je bij ons achterlaat

Je gegevens komen op drie manieren binnen: via het aanvraagformulier, via e-mail, en doordat je het klantportaal gebruikt. We vragen niets wat we niet nodig hebben om je project te kunnen doen.

• Aanvraag Je naam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer en bedrijfsnaam, de dienst waar je in geïnteresseerd bent, en je bericht.
• Je account Je naam, e-mailadres, versleuteld wachtwoord, je taalkeuze, en of je namens je bedrijf offertes mag accepteren of opleveringen mag goedkeuren.
• Je bedrijf Bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, adres, en de gegevens die op een factuur horen, zoals btw- en KvK-nummer.
• Je project De projectnaam, status, plandata, een eventuele previewlink, en wie er aan werkt.
• Bestanden Wat jij aanlevert en wat wij opleveren, met bestandsnaam, type, grootte en wie het heeft geüpload.
• Berichten en supportvragen Onderwerp, inhoud, tijdstip en afzender van wat er over het project wordt gewisseld.
• Offertes en facturen Wat er is voorgesteld, welke bedragen erbij horen, en wie wanneer heeft geaccepteerd of geweigerd.
• Wijzigingsverzoeken Wat je anders wilt hebben, wie het heeft aangevraagd en wanneer het is afgerond.

Wat het systeem zelf vastlegt

Naast wat jij invult, houdt de applicatie een aantal dingen bij om te kunnen werken en om te kunnen nagaan wat er is gebeurd.

• Je sessie Zolang je bent ingelogd staat er een sessie in onze database, met je IP-adres en de browser die je gebruikt. Die is nodig om je ingelogd te houden.
• Statuswijzigingen Wanneer een offerte, project of factuur van status verandert, leggen we vast wie dat heeft gedaan en wanneer. Zo is achteraf na te gaan wat er is afgesproken.
• Verstuurde e-mail Van elke notificatie bewaren we aan wie hij ging, waarover, en of hij is gelukt. Dat is nodig om te kunnen zien of een bericht is aangekomen.
• Foutmeldingen Als er iets misgaat in de applicatie, wordt de fout vastgelegd zodat we hem kunnen oplossen. Daar kunnen technische gegevens in staan.

Waarvoor we het gebruiken

Om je aanvraag te beantwoorden, een offerte te maken, je project uit te voeren en te begeleiden, je op de hoogte te houden, te factureren, en je supportvragen te beantwoorden.

We gebruiken je gegevens niet om je te volgen, niet om profielen op te bouwen, en niet voor advertenties. Ze worden niet verkocht of verhuurd.

Wie erbij kan

Toegang is per rol afgebakend in de applicatie zelf, niet alleen in een afspraak. Dat is getest.

• Jij en je collega's Gebruikers van hetzelfde klantbedrijf zien uitsluitend de projecten, offertes, bestanden, berichten en facturen van dat bedrijf. Gegevens van andere klanten zijn niet bereikbaar, ook niet via een rechtstreekse link.
• De maker die aan je project werkt Een toegewezen developer of designer ziet alleen dat ene project, en geen bedragen, offertes of facturen.
• WebHelpo zelf Medewerkers die je project begeleiden zien wat daarvoor nodig is. Interne notities en overleg tussen ons en de maker zijn nooit zichtbaar voor jou of voor andere klanten.

Bestanden staan in privéopslag zonder publieke link. Elke download wordt opnieuw gecontroleerd op rechten.

Externe partijen

De website haalt niets op bij externe servers. Er zijn geen analytics, geen trackingpixels, geen embeds en geen externe lettertypen; die staan allemaal op onze eigen server. Dat is gecontroleerd door de pagina's te laden en alle uitgaande verzoeken te meten.

Voor de website en het portaal zelf schakelen we wel partijen in. De server staat bij Hetzner Online GmbH, in een datacentrum in Duitsland. De naamgeving van het domein loopt via Cloudflare; dat is alleen DNS, het websiteverkeer zelf gaat er niet doorheen. E-mail wordt afgehandeld door de mailserver op diezelfde server.

Wat hierover nog niet vastligt: de verwerkersafspraken met deze partijen, waar back-ups worden bewaard en hoe lang, en of er gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. We noemen daar liever niets over dan iets wat we niet hebben nagegaan.

Bewaren en beveiligen

Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en zijn ook voor ons niet leesbaar. Bestanden staan buiten de openbare map. Verbindingen lopen over https.

Concrete bewaartermijnen per soort gegeven staan hier nog niet. Die moeten worden vastgesteld en niet geschat; een termijn noemen die we niet hanteren, zou onjuist zijn.

Je rechten

Je kunt ons vragen welke gegevens we van je hebben, ze laten corrigeren, of vragen om ze te verwijderen. Je kunt ook vragen om een kopie van wat je bij ons hebt aangeleverd.

Sommige gegevens kunnen we niet zomaar weggooien, bijvoorbeeld gegevens die bij een factuur horen. We leggen dan uit waarom.

Welke toezichthouder bevoegd is om een klacht over ons in behandeling te nemen, hangt af van waar WebHelpo gevestigd is. Dat staat nog niet vast en wordt hier daarom niet genoemd.